Omgaan met teveel email
Iedereen heeft tegenwoordig last van een overvolle mailbox. Bij deze 6 tips om de chaos in je inbox te bestrijden.
Tip 1: zorg dat je minder mail krijgt
Zorg voor een goed spamfilter op je pc en zeg mailings op die je eigenlijk nooit leest. Vraag ten slotte aan je familie en collega’s of ze willen stoppen met het doorsturen van ‘grappige’ mails naar je werk email.
Tip 2: antwoord alleen als het nodig is
Niet elke email hoef je te beantwoorden. Soms krijg je alleen een email doorgestuurd om je op de hoogte te houden van ontwikkelingen. Wanneer dit het geval is hoef je dus niet te antwoorden. Als je wel moet antwoorden stuur de mail dan alleen naar de persoon die op het antwoord zit te wachten, niet automatisch naar iedereen. Zorg dat je antwoord kort is, bel anders.
Tip 3: gebruik de onderwerpbalk
De onderwerpbalk is er voor gemaakt om het emailen makkelijker te maken, gebruik hem dus! Geef de mail een duidelijk onderwerp mee, zodat de ontvanger direct weet waar het over gaat.
Tip 4: gebruik de extra opties van je mailprogramma
Doorgaans kan een mailprogramma veel meer dan alleen mails versturen. Maak hier gebruik van. Om je mails overzichtelijk te kunnen bewaren kan je mappen aanmaken. Ook kun je een out-of-office-reply instellen als je tijdelijk niet op kantoor bent. Verder is het mogelijk om taken te koppelen aan mails. Open de mail en klik op het vlaggetje boven in de balk en geef aan wanneer de taak uitgevoerd moet worden.
Tip 5: check je mail niet te vaak
Kijk niet om de paar minuten of je mail hebt, dit leidt af van je werk. Afhankelijk van je werkzaamheden kun je bijvoorbeeld elk uur of een paar keer per dag je mail checken. Doe dit in elk geval aan het begin en eind van de dag.
Tip 6: beantwoord mails meteen
Het is effectiever om een mail direct te beantwoorden als je hem leest. Dit voorkomt dat je mails dubbel moet lezen.
Tags: e-mail, effectief mailen, email, inbox, mail, spamfilter
